個人情報保護方針

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1.

個人情報は、不動産売買、マンション開発、賃貸管理、建物管理、クラウドファンディング事業における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2.

個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

3.

個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。

4.

個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

5.

個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

制定年月日 2018年9月13日
株式会社シーラ
代表取締役 湯藤善行

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社シーラ  個人情報問合せ窓口

tel:03-4560-0650(代)

E-mail:info@syla.jp

担当者:HR・総務グループ 部長

個人情報の取扱いについて

弊社は、個人情報保護に関する法令を遵守し、その取扱及び保護について、個人情報保護法の規定に基づき、下記のとおりご説明いたします。

個人情報の取り扱いについて

(1)お客様の個人情報の利用目的

当社が保有する個人情報は、お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理、 アフターサービスの実施のため、業務の内容に応じて、氏名、住所、電話番号、生年月日、不動産物件情報、成約情報を、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、 広告媒体等で次に記載されている第三者に提供されます。なお、お客様からの申出がありましたら、提供は停止いたします。

物件情報を取引の相手方探索のために利用します。
物件情報をインターネット、チラシ等広告をするために利用します。
物件情報を、取引の相手方探索のため指定流通機構の物件探索システム(レインズ)に登録する必要があります。

なお、契約後、指定流通機構(宅地建物取引業法により、国土交通大臣の指定を受けた機構。)に対し、成約情報(成約情報は、成約した物件の、 物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含みません。)を提供します。 指定流通機構は、物件情報及び成約情報を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの 宅地建物取引業法に指定された指定流通機構の業務のために利用します。 不動産の売買契約又は賃貸契約の相手方の探索すること及び売買、賃貸借、仲介、管理等の契約を締結し、契約に基づく役務を提供することに利用します。
管理が伴う場合には、マンション等の管理組合で締結した管理委託契約業務履行のため利用します。
上記の業務に付随する、お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、関 連するアフターサービス、また、管理においてメンテナンス等の業務に関するお知らせ等に利用します。
宅地建物取引業法49条に基づく帳簿及びその資料として保管します。
不動産の売買、賃貸等に関する価格査定に利用します。 価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
下記3記載の第三者に提供する。

(2)電話による通話内容の
録音について

当社では、お客様対応の品質向上及びお客様との通話内容確認のために、お客様との通話を録音させて頂く場合がございます。通話録音データは、利用の必要がなくなり次第速やかに消去いたします。
また、お客様との通話から取得した個人情報については上記(1)お客様の個人情報の利用目的に沿って取り扱いいたします。

(3)当社が保有している個人情報と
利用目的

当社は、当社との不動産取引に伴い賃貸物件の入居希望者様・入居者様、売買物件の申込者・購入者様、管理もしくは媒体の委託を受けた不動産の所有者その他権利者様から受領した申込書、契約書に記載された個人情報、その他適正な手段で入手した個人情報を有しています。
お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス実施のため利用します。
当社は、当社の他の不動産物件におけるサービスの紹介並びにお客様にとって有用と思われる当社提携先の商品・サービス等を紹介するためのダイレクトメールの発送等のために、お客様の個人情報のうち住所、氏名、電話番号、メールアドレスの情報を利用させていただきます。このための利用は、お客様からの申し出により取り止めます。

(4)個人情報の第三者への提供

当社が保有する個人情報は、お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理、アフターサービスの実施のため、業務の内容に応じて、氏名、住所、電話番号、生年月日、不動産物件情報、成約情報を、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で次に記載されている第三者に提供されます。なお、お客様からの申出がありましたら、提供は停止いたします。

お客様から委託を受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込者。
他の宅地建物取引業者・インターネット広告、その他広告の掲載事業者及び団体。
指定流通機構(専属選任媒介契約、選任媒介契約が提携された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。)
登記に関する司法書士、土地家屋調査士。
融資等に関する金融機関関係。
対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者。
当社の管理が生じる場合は、管理委託契約の重要事項説明書に定める業務委託先及び管理費引落しの際の振込先金融機関、管理組合役員。
入居希望者様の信用照会のための信用情報機関(必要な場合)。
入居様が賃料を滞納した場合の滞納取立者。
お客様にとって有用と思われる当社提携先。

(5)個人情報の保護対策

当社の従業員に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、お客様の個人情報を厳重に管理いたします。
当社のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施いたします。

(6)個人情報処理の外部委託

当社が保有する個人データの扱いの全部又は一部について外部委託するときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

(7)個人情報の共同利用

・共同して利用する者の範囲 当社のグループ会社
業務委託先(サービスプロバイダー)
・共同して利用される個人情報の項目
氏名、性別、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、支払情報、身元確認情報
・共同して利用する者の利用目的
共同利用する目的は、上記「(1)お客様の個人情報の利用目的」に記載するとおりです。
・共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
所属部署:HR・総務グループ
管理者(職名): 部長
・取得方法
業務遂行に必要な範囲で個人情報を適切な方法で取得いたします。

(8)個人情報の開示請求及び訂正、利用の停止等の申出及び取扱に関する苦情

お客様より、個人情報取扱に関する各種お問合せ及びご相談の窓口は下記のとおりです。

保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

個人情報の取り扱いについて

a)事業者の名称

株式会社 シーラ

b)個人情報の保護管理者

所属部署:HR・総務グループ
管理者(職名): 部長
連絡先:メールアドレス: jinji@syla.jp
TEL:03‐4560-0652

c)全ての保有個人データの利用目的

個人のお客様情報:ご契約のため、ユーザー様サポートのため、当社サービスのご案内のため、お問合せ対応のため

お取引先担当者様情報:発注内容確認のため

当社従業員情報:社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

当社への採用応募者情報:採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

特定個人情報:番号法に定められた利用目的のため

d)保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

株式会社 シーラ  個人情報問合せ窓口
HR・総務グループ
TEL:03-4560-0650(代)

e)認定個人情報保護団体

現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

f)保有個人データの開示等の求めに応じる手続き

1)開示等の求めの申し出先
開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。

2)開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。

3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
①代理人である事を証明する資料
<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
本人の委任状(原本)
<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し
戸籍謄本
住民票(続柄の記載されたもの)
その他法定代理権の確認ができる公的書類
<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
②代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証
住民票

4)利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
1回のお求めにつき1000円
(お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。)

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社シーラ  個人情報問合せ窓口

tel:03-4560-0650(代)

E-mail:info@syla.jp

担当者:HR・総務グループ 部長

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